5 pasos para crear indicadores clave de desempeño o KPI

KPI  indicadores clave de desempeño

Key Performance Indicators, KPl o Indicadores Clave de Desempeño son herramientas que facilitan el aumento del desempeño de la compañía y que se alcancen los objetivos planteados. Estas herramientas indican qué tan bien se están haciendo las cosas que son importantes para el buen desempeño de la organización. Asimismo, te pueden sugerir lo que debes cambiar en tu estrategia si las cosas no están funcionando según lo planeado.

Para formular y delimitar indicadores clave de desempeño o KPI debes tener en cuenta cinco claves primordiales:

  1. Deben ser concisos: Los KPIs deben ser específicos y dirigidos a un objetivo en concreto; no tiene sentido agregar más indicadores si no medirán lo que se requiere. A través de una estrategia de medición y desempeño, se definen los métodos de evaluación y la meta que se desea cumplir.
  2. Simples y fáciles de procesar: Todos los usuarios deben entender el funcionamiento de los indicadores, en qué consisten y cuál es su valor. Así mismo, el proceso para dar a conocer los resultados que arrojen con su operación debe ser claro y alcanzable.
  3. Organizados: Los KPIs examinarán a fondo el mayor número de detalles posibles del funcionamiento de la empresa. Un plan de objetivos mensuales, trimestrales o anuales, te dará una idea de los avances que se logran tras la implementación de las herramientas.
  4. Que involucren: Estas herramientas deben ser importantes para los directivos de la empresa, con el objetivo de que las usen y en ellas se apoyen. Por tal motivo, los KPIs deben ser críticos para el logro de las estrategias del negocio.
  5. Interrelacionados: La interacción de los indicadores debe conducir a la obtención de resultados que se desean conocer.

Estrategia de medición para KPI

El uso de estas herramientas permitirá que la compañía funcione de manera adecuada y que se cumplan objetivos, como la gestión de capital humano. Por tal motivo, es importante contar con un equipo especializado que entienda bien la estrategia del negocio y que, a través de un proyecto, delimite los KPIs a implementar. PeopleCloud pone a tu alcance una plataforma eficaz para formular y delimitar los indicadores clave, cuyo sistema te presenta KPI s preestablecidos e incluso tienes la posibilidad de introducir otros nuevos, adaptados a las necesidades de tu empresa. Esta herramienta te permite visualizar gráficamente los resultados y generar reportes personalizados.

Debes tener en cuenta que los indicadores son una fuente muy poderosa de gestión empresarial que no sólo permitirá el cumplimiento de las metas, sino que los procesos y esfuerzos que se hacen dentro de la compañía se alineen de forma efectiva.

Es necesario reiterar el hecho de que cada empresa, e incluso cada departamento que la conforma, son realidades distintas, por lo que siempre debes saber cuáles son los objetivos a cumplir en cada uno de ellos. Tras la correcta implementación, se irán dando los pequeños cambios que, a la larga, habrán de transformarse en grandes beneficios para la organización.

Pero no todo es color de rosa. En ocasiones, la estrategia no brinda los resultados esperados. Se pueden enfrentar a obstáculos como la falta de compromiso del capital humano, impedimentos técnicos o de costo para llevar a cabo el proceso. Sin embargo, no hay que desanimarse; al contrario, incorporar este tipo de prácticas en el negocio es el detonante para mejorar el desempeño. Recuerda lo valioso que se vuelve tener pocos cambios de fondo, pero permanentes en los procesos.

Para qué sirve la evaluación de desempeño

evaluación de desempeño

La evaluación de desempeño es uno de los pilares de la gestión de los recursos humanos de la empresa, ya que le permite conocer y reconocer el papel de cada uno de los integrantes de su organización, así como la calidad e importancia del trabajo que realiza cada uno de ellos.

Principios de la evaluación de desempeño

Lo primero a tener en cuenta es que, para que la evaluación funcione correctamente, ésta debe estar unida al desarrollo de las personas en la empresa. Para ello, es importante que los estándares de la evaluación del desempeño se fundamenten en información relevante del puesto de trabajo que se debe ocupar; del mismo modo, deben definirse de forma clara los objetivos del sistema de evaluación de desempeño.

Además, este proceso requiere que los trabajadores participen de forma activa y que se sientan confiados a responder los instrumentos de evaluación. También se debe tomar en cuenta que el papel del evaluador debe considerarse la base para buscar áreas de oportunidad.

¿En qué consiste?

La evaluación de desempeño consiste en evaluar la eficacia y eficiencia de las tareas de los trabajadores mediante un sistema formal que documente la información necesaria para conocer y reconocer las áreas de oportunidad del trabajador y de la empresa.

Cabe destacar que para que el proceso de evaluación sea un éxito, deben participar diversas áreas de la organización.Ellas son: la dirección, que es quien aprueba el plan de evaluación; el área de recursos humanos, que diseña y supervisa la implementación del programa; los mandos medios o supervisores, que ayudan a garantizar la ejecución de la evaluación; evaluador o aplicador y el evaluado.

¿Por qué usarla?

La evaluación del desempeño trae consigo ventajas en puntos clave de la gestión de recursos humanos, como:

* Mejora la gestión del capital humano al lograr un mapeo adecuado de procesos, procedimientos y uso de recursos dentro de la empresa.

* Ofrece apoyo en la toma de decisiones sobre la gestión de recursos humanos al poner en evidencia debilidades o fortalezas del personal.

* Brinda retroalimentación, ya que permite un mejor flujo de la información tanto de forma vertical como horizontal.

* Ayuda a mejorar el proceso de selección de personal al reconocer las necesidades reales que existen dentro de la empresa.

* Mejora las compensaciones ya que ayuda a reconocer la responsabilidad de cada puesto y las contribuciones que cada persona hace a la empresa, de este modo, el sistema de bonos o retribuciones se incrementa considerablemente.

* Permite conocer las necesidades de desarrollo del personal y ayuda a crear los planes de carrera empresarial de los mejores candidatos a puestos de mayor responsabilidad.

* En conjunto con el proceso de detección de necesidades de capacitación, confronta la situación real con la situación ideal de la empresa, analiza las características de los puestos y ayuda en la creación de un plan de capacitación adecuado.

En conclusión, la evaluación de desempeño ayudará a su empresa a conocer y reconocer las áreas de oportunidad que pudieran presentarse para poder, así, tomar las acciones pertinentes hacia la mejora no sólo de la cultura organizacional, sino de los procesos de producción.

5 Errores comunes al aplicar una evaluación de desempeño

Las evaluaciones de desempeño son herramientas que los líderes utilizan para evaluar, entrenar y recompensar a sus colaboradores. Sin embargo, una mala interpretación puede afectar su motivación; muchos de los trabajadores temen ser supervisados, ya que podrían recibir castigos o negativas a peticiones como aumento de sueldo.

Pese a lo anterior, es imprescindible que los líderes evalúen a su equipo de trabajo e implementen criterios y estándares para medir la productividad, implementar políticas salariales e identificar fallas en el desarrollo. Por esta razón, deben estar conscientes de que pueden cometer equivocaciones que, si no son resueltas a tiempo, pueden dar lugar a apreciaciones erróneas.

A continuación te mostramos las 5 fallas más comunes al realizar las evaluaciones de desempeño para que puedas identificarlos y sea más fácil evitarlos:

  1. Tendencia central: Este problema surge cuando los líderes califican en torno a un promedio. Según ellos, es para evitar conflictos y que sea equitativo, pero no se dan cuenta que tratar a todos bajo una media no refleja la realidad; es importante darle el crédito a quién lo merece y llamar la atención a los que no están cumpliendo sus metas.

  2. De contraste: Es quizá el error más común de los supervisores. Se da por el afán de comparar a los colaboradores entre sí, en lugar de hacerlo con los estándares de desempeño. Lo que esto puede ocasionar es que se le premie a un trabajador promedio, según lo establecido, debido a que sus compañeros están por debajo de él.

  3. Prejuicios: Los seres humanos somos emocionales y es imposible no tomar partido en alguna situación. Sin embargo, los líderes deben tratar de ser objetivos al momento de hacer las evaluaciones y no dejarse llevar por un prejuicio o mal concepto. Si decides que es momento de dejar ir a una persona, hazlo con argumentos válidos y no por sentimientos negativos.

  4. Efecto halo: Contrario al punto anterior, están los jefes que muestran preferencia por algunos individuos, ya sea porque tienen habilidades que les agradan o porque comparten fuera del horario laboral, y les otorgan calificaciones altas sin considerar que puede haber personas superiores. Volvemos a lo mismo, la objetividad debe reinar en las evaluaciones.

  5. Recencia y primacía: La primera se observa cuando se toma en cuenta la última acción del trabajador, pero se olvida lo que ha hecho anteriormente y se juzga la actividad final. Esto puede perjudicar o ayudar al colaborador, dependiendo de la magnitud de lo que realizó. Mientras que la segunda es todo lo contrario, lo que se va a evaluar es el inicio del trabajo, lo que hace parecer que, haciendo bien las cosas al principio, lo demás no valdrá la pena.

Lo repetitivo de estos errores es lo que vuelve deficiente el sistema de evaluaciones de desempeño en las compañías. Los líderes no están aprovechando al máximo estas herramientas y mucho menos a los colaboradores. El capital humano tiene mucho que ofrecer, pero no sabe cómo medir su productividad ni cómo motivarlos; está provocando la fuga de talento.

Recurrir a herramientas como la evaluación de desempeño que PeopleCloud ofrece, pueden ayudar en este cometido. Los supervisores en las empresas deben comportarse como profesionales, ser objetivos y evitar que las evaluaciones sean generadoras de inconformidades entre los trabajadores y que a la larga puedan afectar la satisfacción laboral.