Ante la contingencia por covid-19 (mejor conocido como coronavirus), las empresas deben establecer planes y protocolos para evitar el contagio entre empleados, clientes y proveedores. 

Además de las medidas sanitarias anunciadas por que las autoridades, es muy importante que las empresas tengan preparado un plan de continuidad de negocios para cualquier eventualidad, no solamente el covid-19.

¿Cómo diseñar el plan de continuidad?

1. Crea un directorio de personas que existen dentro de la empresa con sus teléfonos y contactos de emergencia.
2. Haz inventario de las herramientas con las que se cuenta la compañía para validar de qué tan preparados están para trabajar de manera remota.
3. Diseña un plan de coordinación, respuesta e indicadores para monitorear el trabajo remoto.
4. Define la política de trabajo a distancia.

Para que este plan tenga éxito es importante nombrar un comité encargado de manejar las situaciones de crisis. Así, en caso de que las autoridades recomienden a las empresas trabajar remotamente, este podrá informar y llevar los protocolos a cabo.

Lo fundamental es que exista un equipo o área que maneje toda la información para evitar tener a muchas personas participando sin llegar a acuerdos.

¿Qué hacer cuando los empleados trabajan desde casa?

Para que el home office funcione de correctamente es importante planear los indicadores que se analizarán para medir el desempeño y cómo reportarlos.

Si no se tiene definido un programa de trabajo a distancia deben de ser ágiles y crear un plan enfocado en el personal y la continuidad de la operación.

El uso de la tecnología

La empresa debe definir qué equipos y elementos requiere el personal: computadoras, conexión a internet, configuraciones o software especial para conectarse de manera remota.

Asimismo, se deberá definir si los empleados cuentan con los recursos necesarios y las medidas de seguridad para la información.

PeopleCloud te ofrece una plataforma online para la administración y gestión de todos tus Recursos Humanos con toda tu información respaldada en la nube.

Para evitar la propagación del coronavirus muchas organizaciones han decidido trabajar desde casa como medida sanitaria. Grandes empresas como Twitter, Google, Facebook, Amazon y otras, han optado por sacarle provecho a la transformación digital con herramientas en línea.

Gracias a la innovación algunas empresas en México usan la tecnología y son más abiertas a que sus trabajadores decidan dónde trabajar, pero distraerse en casa es bastante fácil por lo que te compartimos algunos consejos para llevar el home office exitosamente.

Buena Conexión a Internet

Para realizar tu trabajo de manera remota siempre será indispensable tener una buena señal de internet, pues la comunicación con tus compañeros no puede quedar de lado.

Sigue con tu rutina

Por lo regular, antes de ir al trabajo las personas suelen tener una rutina para arreglarse y prepararse para el día; si vas a trabajar en casa lo mejor es hacer lo mismo para estar activo; también, es importante comer a tu hora habitual para no perder tus tiempos.

Designa un lugar especial

Al escoger un área de tu casa para trabajar, revisa que cuente con lo necesario: fuente de energía, una buena iluminación, conexión de internet activa, además de tener una posición cómoda y tu lugar limpio y ordenado.

Despéjate de distracciones

Eso podría significar un Post-It en la puerta durante las llamadas / reuniones, evitar tener la televisión encendida o el volumen de la música muy fuerte.

Cumple con tu horario laboral

Al igual que la comida, es importante respetar tu horario de trabajo tomando en cuenta que tu desempeño debió de ser igual que lo habitual.

Trabaja en la nube

El uso de herramientas conectadas a la nube, como PeopleCloud, sirve no sólo para tener canales de comunicación abiertos constantes, sino también para optimizar esfuerzos con herramientas de productividad albergadas ahí.

La transformación digital será un arma contra el coronavirus en los negocios; los empresarios deben invertir en innovación y capacitación en uso de nuevas tecnologías.

Todo empleado necesita de vez en cuando un descanso del estrés laboral, para esto lo primero que se nos viene a la mente es tomar unas buenas vacaciones.

Si bien al principio se puede pensar que más tiempo de vacaciones significa más tiempo libre para los empleados y, por lo tanto, menos trabajo, pero en realidad puede ser todo lo contrario. Se ha demostrado que tomarse un tiempo libre mejora la productividad en el trabajo por diversos beneficios que conlleva el descansar. 

Los siete beneficios de las vacaciones

1. Mayor creatividad: las vacaciones mayormente nos ayudan a volver a conectarnos con nosotros mismos, operando como un vehículo para el autodescubrimiento y ayudándonos a volver a sentirnos inspirados.


2. Evitan el agotamiento: los trabajadores que toman un tiempo para descansar y relajarse son menos propensos a experimentar agotamiento o employee bornout, lo que los mantiene productivos y motivados.


3. Mantienen saludables a los empleados: mantener bajos los niveles de estrés puede mantenerte más saludable y, de hecho, un estudio estadounidense destacó que aquellas personas que no disfrutan de vacaciones tienen un 30% más de probabilidades de padecer una enfermedad cardíaca que aquellos trabajadores que sí se desconectan del trabajo y del estrés laboral.


4. Promueven el bienestar general: un estudio encontró que tres días después de las vacaciones, las quejas físicas de los sujetos, su calidad de sueño y estado de ánimo habían mejorado en comparación con antes de las vacaciones. Estas ganancias aún estaban presentes cinco semanas después, especialmente en aquellos que tenían más tiempo personal y satisfacción general durante su tiempo libre.


5. Fortalecen lazos: pasar tiempo disfrutando de la vida con sus seres queridos puede mantener las relaciones fuertes, ayudándole a disfrutar más de los buenos momentos y ayudándole a superar el estrés de los tiempos difíciles


6. Ayudan al desempeño laboral: como sugieren los autores del estudio anterior, los beneficios psicológicos que vienen con vacaciones más frecuentes conducen a una mejor calidad de vida, y eso puede conducir a una mayor calidad del trabajo en el trabajo


7. Alivian el estrés de forma duradera: no debería sorprendernos que las vacaciones que incluyen mucho tiempo libre alivien el estrés, pero la investigación muestra que unas buenas vacaciones pueden conducir a la experiencia de menos días estresantes al menos cinco semanas después. Eso significa que las vacaciones son el regalo para ti que sigues dando.

Para las empresas podrá parecer que las vacaciones de los empleados representan perdida de horas laborales y esfuerzos, pero la verdad es que el costo del agotamiento humano suele ser mucho mayor.

Las organizacionales crean constantemente las condiciones perfectas para el agotamiento, pero este puede evitarse con tiempo de descanso para los empleados. Darle a la gente el tiempo para relajarse y volver a encontrar motivación los ayuda a hacer el trabajo que impulsará a la compañía. Todos ganan.

Es bien sabido que el capital humano es la parte más importante de una empresa, se trata de un grupo de personas que día a día desarrolla actividades que mantienen en pie a la compañía. Sin embargo, hay organizaciones que no ponen atención suficiente al tipo de personas que contratan, pareciera que con tal de llenar una vacante dicen que sí a cualquiera que muestre su currículum vitae.

Es por esto que los expertos en gestión de capital humano recomiendan utilizar las pruebas psicométricas –durante el proceso de selección de personal– para asegurarse que la persona que está solicitando empleo sea la adecuada. Y es que estas pruebas son la herramienta ideal para conocer más sobre la personalidad de un individuo, su actitud frente a las situaciones que se plantean y las habilidades que lo caracterizan.

Si bien lo recomendable es que un profesional en el tema aplique e interprete las pruebas psicométricas, es importante que conozcas que para medir los resultados de las pruebas se utiliza el percentil, estadístico que se calcula para el total de la muestra evaluada y consta de 100 unidades, el percentil 50 se encuentra al centro de la distribución y se considera la calificación promedio, a partir de este valor se subdividen las categorías:

1) El nivel bajo es el que ha obtenido una calificación menor o igual a 25.

2) El nivel medio significa que su percentil se encuentra entre 26 y 74.

3) El nivel más alto se obtiene con un promedio mayor a 75.

Antes de empezar a interpretar las pruebas realizadas a los candidatos, debe quedar claro que no hay respuestas correctas e incorrectas, simplemente se mide la honestidad con la que el individuo contesta, en esto se define si la personalidad es la que se requiere en la compañía. PeopleCloud pone a tu disposición un herramienta online de fácil utilización, que hará mucho más fácil y rápida esta tarea.

A continuación, algunas claves para interpretar los resultados de las pruebas psicométricas. La idea es que puedas conocer (a través de percentiles) un poco más de tus potenciales empleados:

Inteligencia general. Fueron creadas con el objetivo de identificar el nivel general de inteligencia de las personas. Estas pruebas consisten en una serie de 75 preguntas donde se mide el significado de las palabras, el razonamiento lógico y la analogía verbal, por mencionar algunos. Los resultados varían dependiendo del número de aciertos: más de 50 quiere decir que el individuo tiene un coeficiente intelectual superior; entre 35 y 50 superior al término medio; entre 20 y 34 término medio; entre 12 y 19 inferior al término medio; y menos de 12 bajo o inferior.

Liderazgo. Este test está enfocado a los candidatos que aplican a puestos directivos, que van a tener persona a cargo, el objetivo es conocer si son capaces de guiar a un equipo y cómo lo van a hacer. La prueba consiste en una serie de 60 preguntas que deben ser respondidas en una escala del 0 al 3, dependiendo de la importancia del cuestionamiento. Al final, los reclutadores utilizan las cifras para definir el tipo de líder de una persona. Por ejemplo, aquellos que obtienen 1.9 (el más común) son las autoridades obediencia; en contraste con el 1.1 que tiene un mando empobrecido, esto es, que los líderes no son capaces de guiar a su equipo, sino que intentan modificar las condiciones para que los objetivos se cumplan, pero no exigen a sus colaboradores.

De personalidad. Se enfocan en los aspectos emocionales, sociales, axiológicos y motivacionales que distinguen a un individuo de los otros; los reclutadores piden a los candidatos hacer un dibujo de una figura humana bajo la lluvia, en éste se busca observar la imagen corporal del individuo bajo condiciones ambientales desagradables, lo que permite conocer la actitud que tendría ante actividades estresantes (por ejemplo, cuando se hace un dibujo con una sonrisa, se puede concluir que hay una actitud positiva). En cuanto se usa la hoja, si el individuo la cambia de posición, entonces se interpreta como rechazo a las órdenes, sugerencias o indicaciones.

Por todo lo anterior, queda claro que las pruebas psicométricas son una valiosa herramienta que debe ponerse en práctica en cualquier compañía. Pero no olvides que esta herramienta es solo una parte del proceso de selección, dale la importancia que merece pero no ignores otras prácticas como la entrevista laboral. Si la inversión más grande de las empresas es en capital humano, ¿por qué no contratar a los mejores?

Mientras algunas empresas en el mundo consienten a sus empleados con comida gratis, llevándolos a casa y otorgándoles membresías para gimnasios o clubes deportivos, otras compañías aseguran que lo mejor que pueden hacer para su equipo de trabajo es no obligarlos a ir a trabajar en la oficina.

El segundo modelo, el Home Office, ha resultado el más cómodo para empresas pequeñas que no cuentan con la suficiente infraestructura ni el mejor presupuesto para brindar lujos a su capital humano. Además, les da la posibilidad de elegir y trabajar con el mejor talento, sin importar el país en donde se encuentre. Asimismo, las ventajas no sólo son para los empleadores, sino también para los trabajadores, quienes ahorran –en promedio– 90 minutos al día que invertirían al trasladarse de su casa a la oficina.

Sin embargo, hay compañías que se han declarado en contra de prácticas como Home Office debido a que “son esquemas que afectan la creatividad y colaboración entre las personas”, o al menos eso indicó en febrero de 2013 Marissa Mayer, CEO de Yahoo, cuando prohibió el trabajo desde casa.

Pero si tú ya decidiste que el Home Office es lo tuyo, entonces te dejamos seis tips para manejar a los empleados remotos:

1. Elige buenos canales de comunicación. Llamadas telefónicas, correo electrónico, videoconferencia o por WhatsApp, debes cerciorarte de aprovechar las plataformas que tienes a tu alcance para mantener contacto con los empleados. Ambas partes deben contar con las mismas herramientas tecnológicas para evitar inconvenientes. Es imprescindible que al optar por este modelo de trabajo te asegures de contar con un medio específico para casos de emergencia, en el que siempre obtendrás una respuesta.

Además, fomenta el cara a cara, dicen por ahí que “una vez al año, no hace daño”. La tecnología es una gran aliada, pero generar empatía física viene bien a la relación empleado-empleador.

2. Establece metas. La idea de hacer Home Office no implica hacer menos o más cosas de las que se realizan en una oficina, es simplemente laborar en un entorno menos formal y en horarios distintos. Es por esto que una de las cosas que siempre debes dejar claras son las fechas de entrega. Recuerda que puede que no todos los empleados remotos tengan el mismo horario y éste puede ser el motivo que defina si aceptan o no pertenecer a un equipo.

3. Inclúyelos. Que hagan Home Office no significa que no pertenezcan a la empresa. No los excluyas, ellos también tienen derecho a disfrutar de los desayunos de cumpleaños o de los obsequios navideños que repartes entre tus empleados. Demuéstrales cuánto te importan, que entiendan que pertenecen a una comunidad y que el trabajo que realizan tiene mucho valor.

4. Respeta su espacio. No es que los abandones a su suerte y que sólo les llames cuando se acerque una fecha de entrega o cuando haya nuevas cosas que delegarles, sino que aproveches la distancia con tus empleados y evites ser un jefe controlador que cada cinco minutos envía un mensaje. Que no te vean, no significa que no te tengan presente.

5. Ayúdalos a crecer. El hecho de que estén fuera no debe ser sinónimo de poca motivación, conoce sus necesidades, sus intereses y sus expectativas en la empresa; mantén su actitud proactiva y genera una relación de confianza entre ambas partes. No olvides que si decidiste contratarlos es porque son el talento que requerías para lograr objetivos, así que déjalos tomar decisiones. No tengas miedo a que hagan mal las cosas, mejor capacítalos para que sepan solucionar problemas sin tu ayuda.

6. Conviértelos en tus embajadores. Quizá te genere incertidumbre el no poder monitorear en tiempo real a los trabajadores que practican Home Office, pero recuerda que la gente externa se convierte en representante de tu marca. Si uno de estos empleados vive en un país en el que no tienes presencia, aprovecha al profesional y proponle ser el representante oficial de la empresa en eventos corporativos como conferencias o reuniones con clientes potenciales.

A pesar de que hay empresas que todavía se rehúsan a contratar empleados remotos, cada vez es más común apostar por esta modalidad de trabajo, ya que las herramientas tecnológicas permiten la comunicación y el desarrollo de actividades como si se estuviera cara a cara. Sin embargo, no olvides que la contratación debe ser igual de exigente que en los procesos tradicionales, que este tipo de empleados también son parte de la compañía y, por lo tanto, debes integrarlos a cualquier actividad. Es tu tarea lograr que se sientan parte del equipo y aprovechar cada uno de los beneficios que te ofrece el Home Office.