Que el tiempo no te coma, aprende a manejarlo

manejo del tiempo

Nunca se ha de pensar en toda la calle de una vez

[…] Sólo hay que pensar en el paso siguiente,

en la inspiración siguiente, en la siguiente barrida.

Nunca nada más que en el siguiente.

Momo, Michael Ende.


¿Cuántas veces al final del día se siente un cansancio mental por la cantidad de actividades que se hacen y, aun así, han faltado otras tantas por hacer?

En la actualidad el entorno está en constante aceleración, repleto de conflictos globales que impactan directa o indirectamente a cada individuo, además de rápidos avances en la comunicación y tecnología que saturan de información y distractores. El resultado es que pocas veces se tiene consciencia del tiempo, un recurso no renovable e igual para todos. 

Administrar el tiempo no es otra cosa que, “organizar y ejecutar según prioridades”, esto dicho por Dr. Stephen R. Covey. Otros han definido la competencia dentro del ámbito laboral como, “Capacidad para establecer con criterio, prioridades a la hora de ejecutar esquemas, basándose en la visión proyectada para planificar estrategias que minimicen el tiempo de la actividad y optimicen el desarrollo de las tareas”.


Ahora, ¿Cómo se aplica lo anterior al día a día en las organizaciones?

La gestión del tiempo está íntimamente ligada con otros aspectos como, la disciplina, el respeto, la racionalidad, la toma de decisiones, entre otros, que son indispensables para el desempeño de un gran equipo de trabajo. 

  • Disciplina: hacer planes de trabajo, organizar las actividades y formar hábitos, ayudan a disminuir la acumulación de tareas y la frustración por falta de tiempo y equilibrio.
  • Respeto: valorar el propio tiempo, permite realizar la mayor cantidad de actividades de forma eficiente, esto se logra conociendo cómo lleva cada quien su tiempo. Además de que exige y busca que otros cumplan también con sus tareas.

  • Racionalidad: se debe planear con base a prioridades y contemplar tiempo para imprevistos o urgencias. Hacer una revisión del avance y apoyarse de herramientas que permitan organizar el tiempo y las tareas e identificar los distractores.

  • Toma de decisiones: es de suma importancia que un colaborador sepa atender a las tareas importantes y urgentes, sobre otras que no lo son para tomar acción.

¿Qué puede ocasionar el no administrar bien el tiempo?

Entre algunos de los efectos más comunes están, la saturación de actividades, incapacidad para delegar tareas, perder el foco de lo relevante y hasta mala salud por el estrés.

Por ello, es importante que se potencialice esta competencia, que busca personas más proactivas y eficaces, cualidades que hacen de cualquiera, un colaborador muy calificado, y así al final del día, terminar la lista de tareas a realizar se vuelve una realidad.

Aquí algunas recomendaciones para administrar mejor tu tiempo:

  • Planifica, ya sea al principio o al final del día para iniciar a la mañana siguiente; lleva un plan de las tareas y objetivos que se busque alcanzar.
  • Define qué es urgente y qué importante de entre las tareas a realizar. Para ello, la herramienta matriz de administración del tiempo, descrita adelante, puede ser de gran ayuda.
  • Establece una metodología para realizar las cosas, ¿Cómo hacer?,¿Cuándo hacer? ¿Cuánto tomara hacer?
  • No postergues nada que lleve dos o menos minutos hacer. Así se evita arrastrar tareas sencillas que terminarán acumulándose.
  • Identifica distractores.
  • Dedica tiempo para ti.

Estas son algunas herramientas para manejar tu tiempo:
 

  • “Momo” del autor alemán Michael Ende, es una excelente novela que puede ayudar a identificar en qué asuntos relevantes o irrelevantes invertimos el tiempo y de qué manera lo hacemos.
  • Matriz de administración de tiempo (de Eisenhower). Es una excelente herramienta que permite por cuadrantes organizar tareas importantes y urgentes. Se puede consultar un ejemplo en esta liga, dónde se explica qué tareas corresponden a qué cuadrante.

El ABC de la administración de procesos

Hoy en día es una realidad que las empresas centran sus esfuerzos en los procesos;  si las organizaciones lo hacen,  es importante que los colaboradores entendamos la importancia de administrar los procesos en los que participamos. Pero,¿qué debemos desarrollar en esta competencia?

La administración de procesos garantiza que se tomen cuenta cada uno de los pasos encaminados a un objetivo, además de que se trabajen y se se involucren todas las personas conociendo cuál es su aportación al gran resultado.

Esta competencia se implica dos partes muy importantes: una es la planificación, que es determinar metas y prioridades, estipulando la acción, los plazos y recursos requeridos. Y la segunda parte son, los procesos. Un proceso es una serie de actividades que requieren de recursos, les asigna valor y da como resultado un servicio o producto.

La organización de procesos busca que una empresa tenga individuos capacitados para cada función, un enfoque hacia objetivos y misión, comunicación entre las distintas áreas que participan en la cadena de acciones, flexibilidad ante los cambios, una visión más completa o global del resultado, así como el uso de instrumentos, equipos y herramientas diversos que permiten la resolución de problemas.

Esta competencia se forma de varias habilidades que logran darle a la organización una amplia gama de beneficios entre los más importantes son:

  • Prevenir errores.
  • Propiciar un uso óptimo de recursos.
  • Dar pie a la evaluación.
  • Anticiparse al cambio. 

Para desarrollarla de forma exitosa se necesita:

  • Planificación: no todos los procesos aportan o agregan valor, se deben identificar cuáles son prioritarios e invertir tiempo y atención en ellos, así como asignarles tiempo y recursos.

  • Comunicación: los procesos permiten que muchas áreas se involucren en un proyecto, por lo tanto, acercarse a los compañeros, informarse del proceso completomantener una actitud abierta a la evaluación, y muy importante escuchar a quienes pueden brindar apoyo y consejo, es esencial para reconocer los límites y permitir la colaboración. Además, hay que recordar que, entre más miembros unan esfuerzos, mayor será la facilidad de alcanzar una meta.

  • Enfoque a objetivos: una vez que se hayan identificado los procesos de valor, enfocar las energías en ellos y por supuesto terminar todo lo que se comienza.

  • Flexibilidad: hay muchas formas de llegar a un mismo resultado, no se debe encasillar en un solo procedimiento, hay que buscar distintas soluciones, ser creativo y abierto al cambio.

  • Visión: cada acción concluida tiene un alto impacto en el resultado final del proceso, se debe creer en ello y confiar en el resultado.

  • Resolución de problemas: los conflictos permiten explorar opciones y dar con las mejores alternativas. Estudiar el problema y dividir por pasos, convierte lo abrumador en algo mucho más sencillo de resolver.

  • Conciencia sobre el mismo proceso: desde pequeño se sabe que encestar un balón no es cosa simple y que además es la sucesión de varías y simples acciones, sostener el balón, flexionar los brazos, apuntar y lanzar. Por lo tanto, todo proceso es una sucesión de pequeñas acciones.


Para lograr este cometido te invitamos a conocer y aplicar el método japonés de las 5´s en este enlace.

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