Checklist de cierre de año en RH: qué preparar antes de diciembre

Publicado el 28 de octubre de 2026

El cierre de año en Recursos Humanos tiene una trampa de calendario: casi todo vence en diciembre, pero casi nada se puede resolver en diciembre. El aguinaldo se paga antes del día 20, el ajuste anual de ISR se calcula con la nómina de cierre y las vacaciones pendientes se acumulan mientras media plantilla está de salida.

La ventana real para dejar las cosas en orden es octubre y noviembre. Este es el checklist completo, organizado por mes, con lo que corresponde a cada etapa.

Octubre: presupuestar y proyectar

Es el mes de los números, no de los trámites.

• ☐ Provisionar el aguinaldo. Si no se ha provisionado durante el año, calcular el monto total y definir de dónde sale. La fórmula del mínimo legal: nómina mensual × 15 ÷ 365 × 30 por mes de provisión.
• ☐ Proyectar el costo laboral de 2027. Desde el 1 de enero la jornada máxima baja a 46 horas semanales sin reducción de salario, lo que encarece la hora trabajada alrededor de 4.3%. Calcular el efecto por área y llevarlo al presupuesto.
• ☐ Inventariar vacaciones no disfrutadas. Saber cuántos días acumula cada persona y cuánto representan en pesos si se pagan o si se toman todos en diciembre.
• ☐ Revisar contratos que vencen en los próximos tres meses, para que ninguno se renueve por omisión.
• ☐ Diagnosticar el registro de jornada. Mapear los esquemas de horario que realmente operan hoy, antes de que el registro electrónico sea exigible.

Noviembre: calcular y validar

El mes de verificar que los números del cierre cuadren antes de que haya prisa.

• ☐ Calcular el aguinaldo persona por persona, incluyendo proporcionales de quienes ingresaron durante el año y de quienes salieron y aún no lo recibieron.
• ☐ Validar salarios variables. Promediar comisiones y bonos para quienes tienen ingreso mixto; es el origen más común de diferencias reclamadas después.
• ☐ Revisar la separación entre parte exenta y gravada del aguinaldo. La exención de 2026 es de 30 UMA: $3,519.30.
• ☐ Depurar expedientes. Documentos faltantes, altas y bajas no reflejadas, datos bancarios desactualizados que rebotan la dispersión justo en diciembre.
• ☐ Conciliar incidencias del año: incapacidades, permisos, faltas, horas extra pendientes de pago.
• ☐ Correr en paralelo el registro de jornada en al menos un área, para detectar huecos sin arriesgar la operación completa.
• ☐ Definir el calendario laboral 2027: días festivos oficiales, puentes y periodos de cierre de la empresa.

Diciembre: ejecutar

• ☐ Pagar el aguinaldo antes del 20 de diciembre. Es fecha límite legal, no fecha sugerida.
• ☐ Timbrar los CFDI de nómina correspondientes antes del cierre del ejercicio, con los campos de exento y gravado correctamente capturados.
• ☐ Ajuste anual de ISR. Calcularlo e informarlo; puede generar saldos a cargo o a favor por persona.
• ☐ Cerrar incidencias del ejercicio y dejar los acumulados listos para el primer periodo del año siguiente.
• ☐ Atender el anuncio del salario mínimo 2027, que normalmente se publica en diciembre, y ajustar la tabla de sueldos de quienes queden por debajo.
• ☐ Comunicar el calendario 2027 a toda la plantilla antes de las vacaciones de fin de año.

Enero: arrancar en regla

• ☐ Jornada máxima de 46 horas semanales en toda la operación.
• ☐ Registro electrónico de jornada operando y conciliado con nómina cada periodo.
• ☐ Actualizar factores de integración del salario base de cotización con los cambios de prestaciones y antigüedad.
• ☐ Revisar la prima de riesgo de trabajo, cuya declaración anual se presenta en febrero.

Lo que más se olvida

1. El aguinaldo de quienes ya no están. Las personas que salieron durante el año tienen derecho a su parte proporcional. Si no se cubrió en el finiquito, sigue siendo un pasivo.
2. Las vacaciones acumuladas. Con la reforma de vacaciones dignas, los saldos crecen más rápido de lo que la mayoría de los tableros refleja. Conviene revisarlos antes de que el pasivo sea la sorpresa de enero.
3. Los datos bancarios desactualizados. Se descubren el día de la dispersión, cuando ya no hay margen.
4. El calendario laboral. Publicarlo en enero obliga a reprogramar la operación con el año empezado.
5. El efecto de las 46 horas en los esquemas de turnos. Es donde aparecen las horas extra que nadie presupuestó.

En resumen

El cierre de año en RH no se complica por falta de conocimiento, sino por concentrarlo todo en el último mes. Con el aguinaldo provisionado en octubre, calculado en noviembre y pagado en la primera quincena de diciembre, el resto del cierre deja de competir por el mismo tiempo.

Y este año hay un pendiente adicional que no estaba en los cierres anteriores: llegar al 1 de enero con la jornada de 46 horas proyectada y el registro electrónico funcionando.

Fuentes de consulta

• Cámara de Diputados. Ley Federal del Trabajo — artículos 76 y 78 (vacaciones), 87 (aguinaldo), 132 fracción XXXIV (registro de jornada).
• Cámara de Diputados. Ley del Impuesto sobre la Renta — artículos 93 fracción XIV y 97 (cálculo anual).
• Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Reducción de la jornada laboral a 40 horas — preguntas frecuentes.
• Comisión Nacional de los Salarios Mínimos. Salarios mínimos vigentes — anuncio anual de diciembre.

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